Werners Bistro ligger mitt på Heden i Göteborg – en av stadens mest dynamiska platser. På sommaren förvandlas uteserveringen till en samlingsplats för göteborgarna, med palmer, parasoller och storbilds-TV när det är match. På vintern är det den värmande bistron med levande ljus och husmanskost som drar gästerna.
För Madeleine Werner, som äger och driver verksamheten, betyder det två helt olika bemanningsverkligheter under samma år – och en vardag där varje extra evenemang i staden direkt påverkar hur många kockar, bartenders och servitörer som behöver finnas på plats.
”Innan KandiFlow satt jag med Excel och försökte komma ihåg när Ullevi hade konsert eller när det var derby. Nu lägger jag in händelserna direkt i schemat så att alla i teamet ser varför vi är fler den dagen.”
Aktiviteter och evenemang direkt i schemat
Det Madeleine använder mest är möjligheten att lägga in aktiviteter parallellt med skiftbemanningen. När en hemmamatch, festival eller större konsert dyker upp i Göteborg läggs det in som en aktivitet i Tjänstgöringsmallen – och därifrån är det enkelt att skala upp antalet pass, byta arbetsplats från ”Bistro inne” till ”Uteservering Heden” och meddela personalen samtidigt.
Resultatet är att personalen alltid förstår varför ett pass ser ut som det gör. En tisdagskväll i juli med EM-kval på storbilds-TV är inte samma sak som en regnig tisdag i mars – och nu syns det redan när skiftet publiceras.
Fotbollsfans, sommarsol och storbilds-TV
Werners är ett av få ställen i Göteborg där fotbollssupportrar samlas innan match. Många kommer redan ett par timmar före avspark, äter en burgare på uteserveringen och stannar kvar för att titta på matchen på storbildsskärmen. Det innebär två toppar i bemanningen – en före match och en efter slutsignalen.
Med KandiFlow kan Madeleine bygga skift som matchar kurvan exakt: kortare öppningspass, ett ”matchpass” mitt i, och ett städ- och stängningspass på kvällen. Allt kopplas till rätt arbetsplats och rätt OB-regler, och om någon sjukanmäler sig är det bara att lägga ut passet till rätt grupp.
”Att kunna lägga ut ett pass till en specifik grupp – till exempel mina sommarvikarier eller mina rutinerade bartenders – sparar mig massor av samtal. De som kan jobba ser passet direkt i appen.”
En plattform, hela året om
Det som började som ett schemaverktyg har blivit navet i hela bemanningen. Tidstämpling sker via iPad i baren, lönerna förbereds direkt från godkända tider, och kommunikationen med teamet sker i samma app. För Madeleine är poängen tydlig: hon behöver bara ett system, oavsett om det är februaritisdag eller fullsatt midsommarafton.